Czym jest automatyzacja sprzedaży?

Zakładając biznes online, spotykasz się z wieloma nowymi terminami, które są kluczowe dla rozwoju sprzedaży, zarówno w sklepie internetowym, jak i na marketplace’ach. Jednym z takich pojęć jest automatyzacja – brzmi znajomo, ale jakie jest jego znaczenie w odniesieniu do ecommerce? Automatyzacja - zastąpienie lub znaczne ograniczenie ludzkiej pracy fizycznej i umysłowej przez pracę maszyn czy urządzeń, działających na zasadzie samoregulacji i wykonujących określone czynności bez udziału człowieka – w sprzedaży internetowej polega na zastępowaniu powtarzalnych zadań wykonywanych przez człowieka podczas sprzedaży / obsługi zamówień zautomatyzowanymi procesami, które nie wymagają jego ingerencji. To zadanie spełnia dedykowane oprogramowanie – ale o tym w opowiem w dalszej części artykułu.

Czy automatyzacja w e-commerce jest niezbędna?

W pierwszej kolejności prześledźmy proces obsługi zamówień. Zastanówmy się, jakie czynności powtarzają się przy realizacji każdego pojedynczego zamówienia. Wiadomo, że minimalnie mogą różnić się w zależności od sprzedawanych produktów czy samej strategii przedsiębiorstwa, więc skupmy się na tych podstawowych, których i tak jest cała lista.

  1. Weryfikacja nowych zamówień.
  2. Sprawdzenie formy i statusu płatności.
  3. Zmiana statusu zamówienia na „w realizacji”.
  4. Wysyłka wiadomości do klienta o zmianie statusu.
  5. Wystawienie dokumentu WZ.
  6. Kompletacja zamówionych produktów.
  7. Wystawienie dokumentu sprzedaży dla klienta – paragonu lub faktury.
  8. Wpisanie danych klienta do systemu kurierskiego.
  9. Wydruk listu przewozowego.
  10. Zamówienie kuriera.
  11. Aktualizacja statusu zamówienia na „gotowe do wysyłki”.
  12. Wysyłka wiadomości do klienta o zmianie statusu - opcjonalnie dopiero po dwóch kolejnych krokach.
  13. Nadanie przesyłki.
  14. Zmiana statusu na „wysłane”.
  15. Wysyłka wiadomości do klienta o zmianie statusu.

Powyższe punkty powtarzają się przy każdym złożonym zamówieniu w Twoim sklepie internetowym. Do tego dochodzi obsługa zewnętrznych kanałów sprzedaży, takich jak Allegro, Amazon czy eBay. Czy taka praca może być wydajna?!

A teraz mam do Ciebie kilka pytań, na które sam sobie odpowiedz:

  • Masz na to czas? Na te wszystkie powyższe działania?
  • Dysponujesz niezbędnymi zasobami?
  • Ile zamówień dziennie jesteś w stanie obsłużyć?
  • Realizujesz je bez opóźnień? Czy raczej opóźnienia w realizacji zamówień są na porządku dziennym?
  • Wzrasta liczba zwrotów czy reklamacji?
  • Pojawiają się błędy przy pakowaniu czy wysyłce?

Te wszystkie problemy rozwiązuje automatyzacja. Jak to możliwe? Zapraszam do zapoznania się z wypowiedzią Rafała Krzemkowskiego – dyrektora firmy Cloth, który opowiada, jakie rozwiązania i automatyzacje wdrożyła IDEA commerce w Cloth i jaki miały one wpływ na rozwój firmy.

Co można zautomatyzować w procesie sprzedaży internetowej?

Odpowiedź jest prosta – wszystkie powtarzalne procesy. Pomyśl, ile Twojego czasu one pochłaniają. A teraz wyobraź sobie, że je zautomatyzujemy. Możliwe jest to dzięki integracjom, zarówno ze sklepami internetowymi i platformami aukcyjnymi, jak również z firmami kurierskimi, bankami, elektronicznymi płatnościami i programami księgowymi.

Co więc konkretnie można zautomatyzować w sprzedaży? Począwszy od zbierania wszystkich spływających zamówień w jednym miejscu, weryfikację dostępności produktów w magazynie, przez zmiany statusów zamówień, weryfikację płatności, generowanie dokumentów sprzedaży i ich drukowanie lub wysłanie drogą mailową do klienta, po generowanie listów przewozowych i zamówienie kuriera.

Zastanówmy się, jak będzie wyglądać proces obsługi zamówień z zastosowaniem automatyzacji. Z pewnością pomoże w tym poniższy schemat.

obsluga zamowien

  1. Klient składa zamówienie – następuje automatyczna weryfikacja płatności. Gdy zamówienie jest opłacone, automatycznie zmienia się jego status na „w realizacji” i w następstwie wysyłana jest wiadomość do klienta.
  2. Automatycznie aktualizowany jest stan na magazynie, generuje się dokument WZ, po czym zamówienie jest kompletowane.
  3. Automatycznie generuje się dokument sprzedaży (faktura lub paragon), który może być drukowany lub wysłany drogą mailową do klienta (oczywiście również bez ingerencji pracownika).
  4. Automatycznie generuje się etykieta kurierska i zamawiany jest kurier, w następstwie czego zmienia się status zamówienia na „gotowe do wysyłki” i wysyłane jest powiadomienie do klienta.
  5. Po odbiorze przesyłki przez kuriera status zamówienia ulega zmianie na „wysłane”, o czym automatycznie mailowo informowany jest klient.

Brzmi dobrze, prawda? Ale może być jeszcze lepiej. Zautomatyzować można szereg innych czynności, np. wysłanie automatycznej wiadomości z podziękowaniem za wybór Twojego sklepu i Twoich produktów i/lub z kodem rabatowym na kolejne zamówienia, automatyczne projekty zamówień do dostawców, celem zapewnienia ciągłości sprzedaży, i wiele innych.

Zakres automatyzacji i wdrożenie możliwych funkcjonalności zależy od oprogramowania. Na rynku istnieje kilka rozwiązań. Warto przed wyborem je przetestować i porównać dostępne w ofercie moduły. Uzyskaj dostęp do naszego autorskiego systemu ERP i przekonaj się, jak wydajna i szybka może być Twoja praca.

IDEAerp

Jakie korzyści płyną z automatyzacji sprzedaży online?

Jak już wiemy, automatyzacje obejmują m.in. aktualizacje stanu zapasów, drukowanie etykiet kurierskich i faktur czy paragonów dla klienta - wszystko to bez konieczności angażowania samych pracowników. Oczywiście niektóre procesy nadal wymagają pewnego zaangażowania – chociażby przy pakowaniu zamówień czy przekazywaniu ich kurierom. Widać jednak wyraźną różnicę w liczbie zadań. Co za tym idzie? Oszczędność czasu.

Zaoszczędzony czas przy obsłudze zamówień to również szybsza realizacja dla klienta – otrzymuje zamówione produkty w krótszym czasie, bez opóźnień – w konsekwencji zadowolony wróci do Twojego sklepu celem kolejnych zakupów.

Oszczędność czasu w procesie sprzedaży dla pracownika umożliwia mu skupienie się na innych aspektach rozwoju sklepu, kluczowych zadaniach w firmie, działaniach marketingowych i wizerunkowych, co z pewnością przełoży się na zwiększoną sprzedaż i rozpoznawalność marki. Nie ma też konieczności zatrudniania kolejnych osób, które musiałyby się zająć tymi zadaniami.

Automatyzacja procesu sprzedaży eliminuje ryzyko błędu ludzkiego. Weryfikacja ręczna często skutkuje błędami, które niosą za sobą konsekwencje, chociażby w postaci wysłania innego produktu do klienta lub w nieprawidłowym rozmiarze czy kolorze. Integracja z kolektorami danych, czytnikami kodów czy kodów QR uniemożliwia popełnienie błędu i skraca czas każdej czynności związanej z towarem do minimum.

Automatyzacja ma nieoceniony wpływ na wydajność pracy oraz funkcjonowanie i poprawę kondycji finansowej każdego e-biznesu. Zapewnia maksymalne zoptymalizowanie kosztów, zwiększenie przepływu informacji i zachowanie ciągłości w sprzedaży bez konieczności ciągłego sprawdzania dostępności towarów na magazynie, a także wiele innych korzyści. Oczywiście ich zakres jest odmienny dla różnych systemów, stąd niezbędne jest porównanie dostępnych funkcjonalności. Sprawdź, co oferuje nasz system ERP. Dla przykładu – realizacja zwrotów i reklamacji również może być zautomatyzowana.

Reasumując, warto zauważyć, że dla wielu sprzedawców automatyzacja sprzedaży internetowej jest tzw. „must have” – szczególnie dla tych świadomych korzyści płynących z wdrożenia dedykowanego oprogramowania. Wszystkie operacje przebiegają sprawniej i szybciej, zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów.

Czy warto zainwestować w automatyzację?

Sprzedaż online z roku na rok rośnie. Jeśli podążasz za rynkowymi trendami, masz ogromne możliwości rozwoju swojego e-biznesu – nie tylko sklepu internetowego, ale również poszerzenie sprzedaży o zewnętrzne kanały sprzedażowe. Oczywiście wraz z rozwojem wzrasta liczba obsługiwanych konsumentów. To z kolei prowadzi do wydłużenia czasu pracy, co ostatecznie zmusza do zatrudnienia nowych pracowników, którzy będą w stanie zająć się nowymi klientami. Wszystko to pochłania więcej czasu i generuje dodatkowe koszty. Zautomatyzowana sprzedaż internetowa w zasadzie oszczędza te koszty i chroni Twoich pracowników przed koniecznością pracy w dodatkowych godzinach. Ty sam będziesz mieć więcej czasu na inwestycje w innych obszarach swojej firmy. Zaoszczędzony czas i pieniądze przełożą się na oszczędności dla Ciebie, które można wykorzystać na działania marketingowe, SEO lub po prostu ulepszenie produktów, które sprzedajesz.

Podsumowanie

Automatyzacja pomoże Ci zaoszczędzić Twój cenny czas, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na ważniejszych zadaniach. Ręczna obsługa zamówień nie przynosi długoterminowych korzyści, zwłaszcza gdy jest ich mnóstwo i z każdym dniem ich liczba rośnie. Twoi pracownicy powinni skupić się na czymś innym, zamiast tracić czas na powtarzalne i czasochłonne działania. Oczywiście, niektóre procesy nadal wymagają interwencji człowieka, np. pakowanie paczki i przekazywanie jej kurierowi. Jednak różnica w nakładzie pracy jest znacząca.

Wniosek jest jeden – automatyzacja biznesu jest zdecydowanie warta rozważenia i wysoce opłacalna. Jeśli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się z nami: zapytania@idea-commerce.com. Chętnie skonsultujemy Twoje potrzeby i oczekiwania.